服裝理單跟單的工作內容

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服裝理單跟單的工作內容

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服裝理單跟單廣泛存在于服裝貿易公司和服裝生產企業(尤其是訂單型服裝生產 企業)。翻閱報紙雜志,或點擊人才交流的網站, 我們會發現,“理單”、 “跟單”已成為熱 門崗位。但服裝理單跟單到底是什么職業, 人們卻知之甚少,通常, 人們誤認為服裝理 單與跟單是同一種工作, 其實服裝理單與跟單并不相同。

服裝理單一般是指接到服裝訂單(尤其是出口服裝訂單)的貿易公司或生產企業 依據客戶對服裝產品的要求, 用文字、圖表等方式準確、規范地整理、制作出指導服裝產品生產的詳細文本。服裝跟單則是服裝生產企業的業務部門嚴格按照理單文本全 程地跟蹤、配合具體加工部門完成訂單并順利出貨的過程。

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服裝理單跟單有廣義和狹義之分。廣義的服裝理單跟單包括內銷服裝和外銷服 裝的理單跟單, 狹義的服裝理單跟單則是專指外銷(嚴格意義上講應為“外貿” , 但考慮 到本書內容主要針對生產型企業, 因而以“外銷”為主)服裝理單跟單。

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服裝理單的作用和目的

1 .規范客戶要求

為使訂單順利完成, 理單員必須把客戶的要求嚴格按照加工 要求和流程在訂單中清晰、充分地體現。在接到國外訂單時, 如果客戶對所需服裝 產品的要求不明確、模棱兩可, 理單員同樣需要把其要求規范化, 以防止事后發生 糾紛; 如果客戶對產品有明確要求, 但由于地域、文化、習俗的差異, 其產品要求 的表述形式不同, 理單時必須把客戶不同的表述形式規范為符合生產企業加工要求的標準。  

2 .理單文本是核對訂單的依據

客戶常常會在訂單具體加工的過程中提出加 工或其他方面的調整, 如果客戶的調整要求增加了加工難度, 依據理單文本可以合理 地要求客戶提高加工價格。

3 .為服裝跟單提供最直接的驗貨依據

在不違反出口條例的相關規定之下, 客 戶的標準在一定程度上就是“出口標準” , 因此, 理單文本成為跟單員檢驗產品的重要依據。
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服裝跟單的作用

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1 .對訂單的具體實施

服裝跟單的主要作用是依據理單文本督促生產企業準確 及時地完成客戶的訂單, 是對理單文本的具體實施。

2 .確保達到客戶的要求

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理單文本為生產確立了工藝、質量、周期等各方面的 要求, 但各生產環節是否能夠達到以及如何達到該要求,需要跟單來全程跟蹤、配合加 工部門。

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3 .協調上下游環節關系

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訂單質量的保證促進了生產企業與客戶、貿易公司之 間的融洽關系, 在一定程度上還起到鞏固客源的作用。

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服裝理單的基本業務程序

隨著服裝貿易的日趨成熟化, 服裝業務分工也越來越細、越來越明確, 各個公司對 服裝理單業務有不同的分工, 但其基本程序都包括初期理單和終期理單兩個方面。

1 .初期理單

(1)詢價、報價: 顧名思義,即與客戶就價格進行詢問、申報。詢價與報價工作隨企 業的規模與性質而相應變化, 規模大的訂單型企業一般設有單獨的詢價、報價部門, 由 外貿業務員來承擔其工作內容。

(2)翻譯、整理客戶原始資料: 服裝理單員不但要是一名好的“翻譯員” , 還必須把 這些原始資料整理、規范為符合生產所要求的資料、數據。

(3)聯絡客戶:服裝理單員不僅僅要做到與客戶保持聯絡、等候接受訂單, 而要主 動地進行業務開拓, 對客戶進行推銷跟進,力爭達成訂單。

(4)確認樣衣:根據客戶的訂單要求確認樣衣的款式、面料等細節。同時可以推銷 企業的新產品樣, 提供相關的咨詢意見,以達成更多的訂單。

(5)制作訂單工藝文本:把客戶的原始資料和其他技術要求等整理完畢后, 制作成 符合加工要求的、規范完整的工藝文本。

(6)指導跟單員把握訂單質量:雖然服裝大貨(是指一個訂單生產要求確定后, 按 工藝文件大批生產該產品)質量的把握由服裝跟單員來完成, 但是理單員與客戶的接 觸相對頻繁, 更加了解客戶的心理,對不同客戶的產品質量要求把握得更加準確, 所以 理單員應提供給跟單員相關的客戶信息及不同客戶的特殊要求等, 指導跟單員有針對 性地把好產品質量關。

2 .終期理單

(1)陪同客戶驗貨:驗貨通常有客戶公司驗貨和委托專業驗貨公司驗貨兩種方式。 如果是客戶公司驗貨, 由于理單員與客戶相對比較熟悉, 則由理單員和跟單員一起陪 同客戶驗貨較妥。

(2)指導相關部門做好出貨工作:客戶驗貨完畢后, 如果驗貨合格同意出貨, 則要 銜接其他部門做好貨物的報關、裝運及貨款結匯等后續工作;如果驗貨不合格, 則要妥 善安排生產企業翻倉(開箱重新返工) , 與客戶協商推遲交貨, 并及時銜接其他部門另 排船期或安排空運等事宜。

服裝跟單的基本業務程序

服裝跟單工作是服裝生產企業的中心與生命線。服裝跟單的業務也是依據企業 的規模與性質而有所不同。一般可分為前期跟單、中期跟單和后期跟單三個階段。

1 .前期跟單

(1)熟悉訂單工藝文本:服裝跟單員充分圍繞訂單工作, 因此必須熟悉、掌握理單 的訂單工藝文本內容, 保證每一道加工工序順利進行。

(2)評估生產企業:對生產企業的性質、生產類型、生產能力、生產管理狀況等作全 面的了解, 并提出反饋意見給理單員。跟單員的評估意見是理單員選擇、確定是否由 該企業承接訂單的依據, 是訂單得以順利操作的保障。

(3)指導樣衣生產:樣衣制作的質量和速度直接影響客戶能否最終下訂單。有時 客戶下訂單的時間比較倉促, 此時有效地指導樣衣生產才能保證得到訂單; 但如果樣 衣的確認反復出現錯誤會導致客戶另尋合作伙伴。

(4)檢驗大貨面、輔料: 服裝跟單員對服裝面、輔料的檢驗是前期跟單中一個非常 重要的環節, 面、輔料的質量將直接影響大貨的品質。

(5)交寄產品樣衣:在完成訂單過程中需要給客戶寄款式樣、產前樣、廣告樣、船樣等各類樣衣。

(6)制定大貨生產工藝文本:依據訂單工藝文本制定符合企業的大貨生產工藝文 本, 按照訂單要求細化每一道加工工序, 嚴格指導服裝產品的生產, 以達到客戶的 要求。

2 .中期跟單

(1)半成品檢驗: 大貨生產期間進行不定期的跟蹤抽查, 對加工部門進行中期 評估。

(2)確認生產進展情況: 在服裝產品投入生產后, 要求跟單員進行生產進程的評 估, 合理有序地安排生產時間,從而保證能按照合同交貨日期出貨。

(3)中期報告:跟單員每一次在加工部門所發現的有關產品質量和其他需要改正的問題都必須做出書面報告, 由生產部門主管和跟單員同時簽字后存檔, 以作跟單員 中期查貨和加工企業修改生產細節的依據。

3 .后期跟單

(1)確認出貨時間: 一般在出貨前一星期, 跟單員必須對訂單的交貨日期進行評 估。如果出現交貨日期緊張的情況, 首先要通知理單員做好推遲交貨的準備, 同時敦 促加工部門通過多種途徑(延長勞動時間或者增加加工人員)趕貨。

(2)陪同客戶驗貨:跟單員對大貨情況非常熟悉, 因而驗貨時通常要跟單員陪同, 尤其當客戶委托專業驗貨公司進行驗貨時, 必須由跟單員陪同。

(3)整理裝箱單:通常最終出貨的數量會與訂單數量有出入, 這種情況下, 首先要 核對訂單資料中客戶是否允許數量溢缺, 然后把出貨產品的最終總體積、總重量等數 據報給理單員(若為出口服裝產品還需整理相關數據資料以備報關) , 并把最終裝箱單 上交理單員存檔。

(4)后期總結報告:跟單員必須做出書面驗貨報告上交理單員, 并需要跟單員和生 產企業的法人代表或委托代表簽字。后期跟單總結報告是跟單員對訂單執行情況的 總體評價。

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服裝理單與服裝跟單的關系

服裝理單與服裝跟單的關系密不可分。服裝理單指導服裝跟單, 服裝跟單依據理 單文本執行。服裝理單員按照客戶要求把服裝產品相關細節在工藝文件中表達準確、 清楚; 服裝跟單員依據理單員的工藝文件, 嚴格把關, 按照客戶要求檢驗, 保證加工部 門順利、按時地出貨。服裝理單跟單兩項業務相輔相成,缺一不可。